BREVE MEMORIA DESCRIPTIVA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COBROS PARA PLATAFORMAS DE DISTRIBUCIÓN, MERCADOS CENTRALES Y LONJAS DESARROLLADO POR GESICO.

I.- Propósito general del sistema.

Se pretende controlar todas las ventas realizadas en la nave de comercialización destinada a tal fin, mediante el registro y control de la facturación de las distintas empresas mayoristas que venden sus productos en los módulos de dichas instalaciones con el fin de centralizar el cobro de las compras realizadas por los detallistas que acuden a adquirir dichos productos. De esta forma se obtiene control de la morosidad y se puede garantizar el cobro de todas sus ventas a los distintos mayoristas asociados al sistema de cobro de la empresa gestora de cobro.

II.- Historia.

El desarrollo e implantación de la primera versión del sistema informático se realiza en Mercamálaga en abril de 1995 para una nave de 24 puestos de venta correspondientes a 24 empresas mayoristas funcionando de forma ininterrumpida desde entonces, sin tener ningún incidente grave que hiciera imposible su utilización, habiendo registrado desde su entrada en funcionamiento una media de 600.000 facturas procesadas anualmente. Esta primera versión se desarrolla bajo sistema operativo Novell en red local y se distribuye la información a lo largo de todos los terminales de la red.

El mismo sistema se implanta en Mercajerez en el año 2.000 para 11 empresas mayoristas y también sigue en funcionamiento actualmente.

En abril de 2004 se desarrolla completamente un nuevo sistema de gestión basado en la experiencia de 9 años de funcionamiento de Mercamalaga pero aprovechando las posibilidades que ofrecen los nuevos productos tecnológicos como los sistemas operativos gráficos de 32 bits, las mejoras y abaratamiento de las comunicaciones mediante ADSL y las posibilidades que ofrece internet. De esta forma se implanta en Mercalgeciras este nuevo sistema que también esta funcionando de forma ininterrumpida desde entonces, desarrollado íntegramente bajo técnica cliente servidor en red local Windows con protocolo TCP/IP y centralizando toda la información del sistema en servidores de bases de datos SQL.
Posteriormente se ha instalado dicho sistema en la Lonja y Nave de Segundas Ventas del puerto de El Puerto de Santa María (2006) y en el Puerto de Huelva, igualmente en ambas ventas (2007).

III.- Descripción del sistema.

A continuación se describen las especificaciones que cumple el sistema:

a) Especificaciones de gestión.

El sistema se compone de 4 módulos diferenciados que son: Venta y gestión mayorista, Cobro, Control y Utilidades.

1.- VENTA

Su finalidad principal es facturar los productos pesqueros frescos o congelados de cada mayorista a los minoristas acreditados ante el sistema, para dejar disponibles las facturas a la empresa gestora de cobros y que puedan ser cobradas y liquidadas con los mayoristas que las emiten.

Para ello se ha desarrollado un sistema de gestión comercial para cada mayorista que le permite, además de dicho fin, el control de sus mercancías en cuanto a proveedores, compras, ventas, liquidación de compras, estadísticas, inventarios y enlaces contables se refiere, contemplando para ello las siguientes especificaciones.

– Gestión de proveedores.
– Artículos de libre codificación.
– Control de envases utilizados.
– Control de compras realizadas a los distintos proveedores en cajas, kilos e importe.
– Alta automática de los clientes mediante su identificación por tarjeta magnética. (En Mercamálaga fuimos pioneros en Andalucía aplicando este tipo de identificación en cuanto a gestiones de venta similares se refiere.).
– Facturación mediante facturas directas a clientes. (Dentro del horario de venta del mercado).
– Albaranes de salida y correctores de almacén.
– Multiserie de facturación.
– Posibilidad de vender desde distintos puestos simultáneamente con la misma u otra serie de facturación.
– Control de ventas por clientes, proveedores y especies, tanto acumulados como detallados.
– Control de envases retirados, devolución y saldos de envases pendientes con clientes y/o proveedores.
– Listados varios de ventas y resúmenes de facturación incluido operaciones anuales con clientes.
– Confección y emisión de liquidación a proveedores.
– Enlaces contables a los programas de contabilidad más extendidos.
– Multipuesto real con acceso on-line a todos sus datos desde garitas, oficinas internas y oficinas externas remotas (enlaces telefónicos de banda ancha) 24 horas al día todos los días del año.
– Actualmente se están incluyendo los datos y procesos necesarios para adaptar el sistema a la normativa sobre trazabilidad y seguridad alimentaria. Incluida la emisión de etiquetas identificativas y seguimiento de lotes de producción, elaboración y compra, así como procedencias, métodos de obtención y tratamientos.
– Acceso mediante usuario y clave a los datos.
– Independencia de las bases de datos de los distintos mayoristas para su protección.
– Copia de seguridad automática diaria y on-line durante la venta de las facturas realizadas.
– Exportación de datos a formato excell standard para su posterior tratamiento.

2.- COBRO.

– Permite el cobro de facturas a clientes de forma centralizada. Es decir de todas las compras realizadas en la nave de venta sin necesidad de que el comprador tenga que liquidar sus cuentas con cada uno de los mayoristas.
– Permite el control de distintas cajas y cobradores.
– Utilidad de importes recibidos y cambio a devolver.
– Posibilidad de marcar/desmarcar facturas para su cobro en ventanilla por selección de fechas de vencimiento, fechas de emisión, días o semanas con la simple pulsación de un botón, para su cobro.
– Visores de lectura de cliente integrados a los terminales de caja.
– Listados y estadísticas varias de cobro y estado de deudas por clientes y generales.
– Histórico de cobros entre fechas, por cajeros o totales, incluso la secuencia de compradores que han pasado por caja cronológicamente y los importes recibidos y cambios realizados.
– Bloqueo y activación de tarjetas de compra a minoristas.

3.- CONTROL.

– Alta de compradores.
– Asignación de formas de pago a compradores incluso prepago, incluyendo crédito a 1 día, varios días, semanal, y modalidades de pago efectivo o domiciliado.
– Asignación de límites de crédito y límites de compra.
– Asignación de tarjetas a personas autorizadas por las empresas compradoras
– Pedidos de tarjetas a partir de solicitudes incluso por e-mail al fabricante de las mismas en formato normalizado.
– Emisión de contratos de aceptación y uso de tarjetas.
– Activación y cancelación de tarjetas.
– Posibilidad de que cada comprador pueda asignar un pin a su tarjeta para controlar posibles usos malintencionados en casos de pérdida o sustracción.
– Control de duplicidad de NIF o datos repetitivos en compradores.
– Alta y control de Mayoristas (empresas acogidas al sistema de cobro).
– Permite distintas formas de pago al mayorista: efectivo, cheque o transferencia.
– Activación y/o cancelación del servicio de cobro.
– Control de puestos y claves de acceso de los terminales de la nave.
– Generación y emisión de las facturas de gestión de cobro.
– Control del porcentaje sobre ventas a cobrar por la gestión configurado por cada mayorista de forma independiente o globalmente y tanto sobre facturaciones positivas como negativas.
– Permite la identificación de compradores como mayoristas para cobrar automáticamente las facturas en la liquidación de dicho mayorista.
– Permite la entrada de incidencias tanto puntuales como periódicas para liquidación con las empresas vendedoras. (Cobro de anticipos, compra de consumibles, etc).
– Generación y emisión de las liquidaciones a mayoristas.
– Generación y emisión de cheques y ordenes de transferencia a las entidades bancarias.
– Estadísticas y resúmenes de ventas y cobros por mayoristas, minoristas y tarjetas.
– Control de acumulados de operaciones anuales entre compradores y vendedores.
– Control de morosidad.
– Gráficos de ventas de la nave entre fechas semanales, mensuales, diarios y por mayoristas.
– Control de calendarios laborales para cálculo de vencimientos.
– Apertura y cierre de los subsistemas de venta y cobro desde los terminales de control.
– Completo enlace contable de ventas, cobros, facturación y pagos.
– Sistema de contabilidad general integrado, ajustado a los reglamentos contables actuales y de alta capacidad y rendimiento (sobre 1 millón de apuntes anuales).
– Control de acceso mediante usuarios codificados y con clave de acceso. (requisito de la ley de protección de datos).
– Actualmente se está adaptando a los requerimientos de la Junta de Andalucía para su integración al sistema estadístico IDAPES.

b) Utilidades.

– Puestos informativos para consulta de las compras realizadas por parte de los compradores mediante paso de su tarjeta magnética.
– Terminales de copia on-line por rastreo de operaciones.
– Copia de seguridad por triplicado automatizada.
– Posibilidad de consulta de importes pendientes mediante pagina Web con identificación de comprador por tarjeta y clave.
– Interconexión de sistemas de cobro remotos para consulta e incluso cobro en diferentes sedes.
– Instalación rápida de terminales de venta.

c) Especificaciones técnicas:

Dado el gran volumen de información a manejar como la concurrencia de numerosos terminales realizando transacciones en línea se aconsejaron las siguientes especificaciones técnicas:

– Totalmente desarrollado en tecnología cliente-servidor para servidores de base de datos compatibles con Ms SQL Sever 2000 en adelante.
– Capacidad de proceso de rendimiento medio, hasta 100 terminales o usuarios simultáneos.
– Habilitar posibles conexiones remotas on-line desde otras delegaciones u oficinas.
– Servidor redundante y copias de seguridad automáticas.
– Servidores de rendimiento medio dotados de fuente de alimentación redundante y discos en tecnología controladora raid 3 y placas de red de 1Gb.
– Terminales Pentium IV o similares sin ningún requisito especial.
– Impresoras matriciales de gran resistencia.
– Posibilidad de cambio de ordenadores terminales de venta por repuestos dispuestos a tal fin en cuestión de minutos y sin pérdida de los datos ya introducidos hasta el momento de la rotura. (Independencia de los datos y programas respecto a los terminales de trabajo).